Stufenweiser Signaturprozess für Rechnungen und Angebote
S
Schleimer, Niklas
Um nur durch Vorgesetzte oder Geschäftsführer geprüfte Angebote und Rechnungen ausgeben und verschicken zu können, wäre es wünschenswert, wenn:
- Auf Angeboten/Rechnungen mit Status "Entwurf" bei PDF-Ausgabe ein Schriftzug "Vorabzug" oder "Entwurf" stehen würde.
- Wenn durch Buchhaltung/Projektleiter etc. vorbereitete Angebote und Rechnungen einen stufenweisen Prüfprozess durchlaufen könnten. Hierbei kann die finale Freigabe und Unterschrift nur durch Stempeln (eines Unterschrift-Bildes mit transparentem Hintergrund) oder Klick auf einen "Geprüft"-Knopf von berechtigten Personen erfolgen.
Arne Semmler
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Rechnung: Neue Status
K
Kaja Birte Hansen
Perspektivisch werden zusätzliche Status für Rechnungen benötigt:
* Vorentwurf (geht nicht in Zahlplan ein)
* Entwurf (geht in Zahlplan ein und kann auch schon ein Rechnungsdatum haben)
* Zur Freigabe (wie vor - zur Unterscheidung von fertig bearbeiten Rechnungen, die nur noch von der GF oder Accounting freigegeben werden müssen).
Arne Semmler
Wäre dies ein geeignetes Vorgehen - die Umschaltung zusätzlicher Status' an Berechtigungsrollen zu knüpfen (z.B. nur Inhaber darf umstellen von "zur Freigabe" auf "freigegeben". Welche Unterschrift eingeblendet wird, würde sich danach richten, wer "Freigabe" geklickt hat, richtig?
Arne Semmler
"Entwurf" sollte künftig dann noch nicht in der Liquidität erscheinen!
Arne Semmler
Alternativ: Zusätzlicher Status "Vorentwurf", der nicht in Liqui eingeht.
S
Schleimer, Niklas
Arne Semmler: Hallo Arne, besten Dank schon Mal für euren Mühen.
Für uns wäre das genau das richtige Vorgehen - auch dass Entwürfe noch nicht in die Liquidität eingehen kommt uns sehr entgegen.
Gehen wir Recht in der Annahme, dass die Berechtigungsrolle des Schritts "zur Freigabe"->"freigegeben" nicht zwingend dieselbe sein muss wie im Schritt "abgegeben"->"Auftrag erteilt"? Zumindest die Möglichkeit dies einzustellen wäre gut, da im ersten Schritt die Geschäftsführung freigeben soll und den zweiten Schritt auch die Projektleiter erledigen können.
Und in der Tat wäre es wünschenswert, wenn die Unterschrift des Freigebenden eingefügt wird.
Arne Semmler
Schleimer, Niklas Ja, ich hatte mir das als getrennte Berechtigungen vorgestellt, um hier die notwendige Flexibilität in den Signatorprozess zu bringen.
Arne Semmler
Es wird auch ein Status "Gekürzt" für gekürzte Abschlagsrechnungen benötigt, der bei den folgenden Abschlagsrechnungen NICHT angezeigt wird.
Arne Semmler
Schleimer, Niklas: Den Punkt mit dem "Entwurfs"-Stempel für PDFs haben wir wie angekündigt separiert und werden ihn vorab umsetzen, da einfacher zu implementieren.
Arne Semmler
Dies sind tatsächlich zwei getrennte Punkte - den Schriftzug "Entwurf" oder "Vorabzug" im PDF einzublenden ist einfach umsetzbar. Die andere Idee ist natürlich umfangreicher in der Umsetzung, zumal sie auch die Berechtigungseinstellungen weiter verkompliziert. Hier gibt es derzeit noch keine "Verbot", ein Angebot freizugeben, was projo kontrollieren könnte.
Ihr habt aber bereits heute folgende Möglichkeiten in projo:
- Links oben über dem Angebot werden die wichtigsten Eckdaten angezeigt (wer hat das Angebot oder die Rechnung angelegt, bestätigt, ins Projekt übertragen) - siehe 1. Screenshot unten
- Rechts oben neben der PDF-Schaltfläche gibt es einen kleinen Schraubenschlüssel (siehe 2. Screenshot unten) - wenn ihr hier draufklickt, seht ihr die komplette Historie und könnte auch ältere Stände des Angebots abrufen - ihr seht auch, wer die Version abgespeichert hat (siehe 3. Screenshot unten).
Wenn dies auch keine Restriktionen ermöglicht, so ist aber doch immerhin die Genese klar ablesbar. Der tatsächliche Workflow ist also bereits erkennbar, aktuell muss man seine Einhaltung innerhalb des Büros allerdings noch auf anderem Wege "installieren".
Als zusätzliche Hilfe bieten sich die "internen Kommentare" je Angebot und Rechnung an, die viele Kunden zur informellen Kommunikation einsetzen - siehe 4. Screenshot.