Teilschlussrechnungen erstellen und Abschlagszahlungen aufteilen
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Ilko Mauruschat
In projo wird offenbar für die Erstellung einer Teil-Schlussrechnung (TSR) im Moment eine Vertragsteilung und dann Schlussrechnungserstellung für den abgeteilten Vertragsteil erforderlich. Hierbei kann es (wenn ich das bisher nicht falsch bedient habe) zu Schwierigkeiten bei der Zuordnung von bereits erhaltenen Abschlagszahlungen zu den verschiedenen Verträgen kommen. Ich schlage vor, anstatt dessen die Möglichkeit der Teilschlussrechnungsstellungen in die fortlaufende Rechnungsstellung zu integrieren. Für bestimmte Leistungen / Leistungsphasen / Leistungsgruppen, die insgesamt zu 100% erbracht sind, können in der Vertragsstruktur als „teilschussrechnen“ markiert werden. In der Rechnungserstellung sollte eine Möglichkeit bestehen, daraus eine „Teilschussrechnung“ zu erstellen, ohne dass eine technische Teilung des Vertrages erfolgen muss (zum Sicherheitseinbehalt bei TSR siehe meinen anderen feature-request von heute). Bei der Erstellung der TSR sollte zusätzlich ausgewählt werden könne, welche der bereits erhaltenen Abschlagszahlungen auf die TSR angerechnet werden – und es sollte eine Abschlagszahlung auch aufgeteilt werden können.
Hintergrund und Beispiel dafür:
Die gängigen Verträge der öffentlichen Hand für LP 1-9 sehen die Möglichkeit vor, Teilschlussrechnungen (TSR) nach LP 4 und LP 8 (bzw. nach Übergabe des Gebäudes) zu stellen. In dem Moment, in dem die Voraussetzungen für die Erstellung einer TSR gegeben sind, sind weitere Leistungen in der Regel schon angefangen und dafür Abschlagsrechnungen gestellt. Wenn z.B. die LP 4 abgeschlossen ist, also die Baugenehmigung erteilt ist, ist oft schon die LP 5 in vollem Gange und es sind auch schon Abschlagrechnungen darauf bezahlt. Das gleiche kann für in sich abgeschlossenen Nachtragsleistungen gelten, die ggf. einzeln teilschlussgerechnet werden können. Für diese Fälle kann es erforderlich werden, bereits bezahlte Abschläge auf die Rechnungsläufe aufzuteilen. Ein einfaches Beispiel: Ein Architekt erhält für die LP 1-4 50.000 EUR und für die LP 5 60.000 EUR Honorar. Mit einer ersten Abschlagsrechnung hat er als Leistungsstand 90% LP 1-4 und 20% LP 5 abgerechnet, also eine AZ von 57.000 EUR (45.000 + 12.000) erhalten. Nach Erhalt der Baugenehmigung möchte er die LP 1-4 mit dem Gesamthonorar von 50.000 EUR teilschlussrechnen. Die Abschlagszahlung, die höher war, muss also aufgeteilt werden, sinnvollerweise z.B. so, dass 50.000 EUR für die teilschlussgerechneten Leistungen abgezogen werden, so dass die TSR selbst = 0,00 EUR ist, und die restliche Zahlung in Höhe von 7.000 auf zukünftige Abschlagsrechnungen für die LP 5 ff angerechnet werden. Dies scheint in Projo zurzeit nicht möglich bzw. nur mit „Umwegen“ möglich. Auch entspricht eine Vertragsteilung in projo nicht den tatsächlichen Gegebenheiten, denn der Vertrag mit dem AG wird durch die TSR nicht tatsächlich geteilt.
Zusätzlich wäre es ein „nice-to-have“-feature, wenn in den weiteren Abschlagsrechnungen auf die bereits teilschlussgerechneten Leistungen hingewiesen wird. Z.B. indem die teilschlussgerechneten Leistungen ausgegraut oder kursiv dargestellt werden mit dem Hinweistext: „mit Rg. Nr. XXXX teilschlussgerechnet“ oder mit einer Darstellung in einer zusätzlichen Anlage „teilschlussgerechnete Leistungen“ oder ähnlich, damit auch nach mehreren Projektjahren und ggf. wechselnden Mitarbeitern auf beiden Seiten die Abrechnung eines Vertrags nachvollziehbar bleibt.
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Ilko Mauruschat
Fortsetzung: ...2/2 ...
c) Zu deinem Gedanken der Fehlbedienungen beim "Vermischen" der Leistungen. Ich meine hier nicht, dass man die teilschlussgerechneten Leistungen mit den laufenden Leistungen vermischen sollte, sondern nur, dass man eine "Erinnerung" an diese Leistungen hat. Die Alt-Leistungen könnten einfach nachrichtlich aufgeführt werden, ohne hinterlegte oder gar aktivierbare Abrechnungswerte (genauso wie die auf den schlussgerechneten Betrag angerechneten Zahlungen nur noch nachrichtlich auftauchen, aber nicht mehr die Berechnung beeinflussen (in Excel würde ich die Werte einfach aus den Zellen löschen)). Oder eben - wenn ich deinem Gedanken der virtuellen Teilung der Verträge in Projo folge - in dem weiterlaufenden Vertragsteil könnte eine nachrichtliche Anlage anhängen, in der die bereits teilschlussgerechneten Leistungen und Zahlungen aufgelistet sind.
d) Und noch ein letzter Gedanke: Dieses Thema ist ja meines Erachtens ein ganz wichtiger Bestandteil einer Abrechnungssoftware für Architektenleistungen und es ist wichtig, dass das zuverlässig funktioniert, weil eine einmal falsch gestellte Schlussrechnung i.d.R nicht mehr rückgängig zu machen ist. So nehme ich an, dass andere Abrechnungs-Software dazu auch Lösungen entwickeln mussten und vielleicht wäre es spannend zu hören, ob KollegInnen aus der User-Group, die früher ein anderes Programm genutzt haben, berichten können, wie das die Konkurrenz gelöst hat.
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Ilko Mauruschat
Hallo Arne, vielen Dank für deine Überlegungen dazu. Ich habe dazu folgende Gedanken:
a) Es mag rechtlich korrekt sein, wenn ein Teilschlussrechnungsbetrag dann (regelmäßig!) als Gutschrift auftaucht. Aber die Kommunikation der Rechnung wird dadurch nicht leichter und ich möchte prognostizieren, dass das für einen Großteil meiner Kunden nicht nachvollziehbar ist und immer zu erheblichen Erklärungsaufwand führen wird, den man sich gerne ersparen würde. Und wenn der Kunde dann eine Änderung wünscht und man erklären muss, dass das nicht geht, weil das Abrechnungsprogramm das nicht anders darstellen kann ...? ... nicht so schön.
b) Ich denke nach wie vor, dass es rechtlich ein Vertrag bleibt, das "Teilen" des Vertrags in Projo dann nur ein technischer Workaround wäre. Selbsterklärend ist das "Teilen" des Vertrags bei Teilschlussrechnung. m.E. nicht. Wenn das aber anders technisch nicht oder nur mit erheblichem Aufwand umsetzbar ist, dann wäre mein Vorschlag, dass das "Teilen" des Vertrags vielleicht automatisiert im "Hintergrund" erfolgt; - also die teilschlussgerechneten Leistungen "automatisch" in einen "Alt"-Vertrag verschoben werden. Das wäre sicherlich im Sinne der fehlerfreien Bedienbarkeit des Programmes. Gleichzeitig sollte es - um die o.g. Diskussion mit den Kunden zu vermeiden - möglich sein, die geleisteten Zahlungen entsprechend - ggf. auch in Teilbeträgen - auf die geteilten Vertragsleistungen aufzuteilen. Das könnte z.B. durch eine Abfrage beim Teilungsprozess erfolgen oder am besten bei der Rechnung im Entwurf bis zum "Scharfstellen" noch anpassbar bleiben. Die Teilung von Zahlungsbeträge sollte im Rechnungstext als Hinweis erscheinen.
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Arne Semmler
Hallo Ilko, danke für deine ausführliche Schilderung mit Praxisbeispielen. Der von dir beschriebene Vorgang würde etwas ähnliches bewirken, wie die derzeitige Vertragsteilung, denn auch hier werden bereits erhaltene Abschlagszahlungen verrechnet - natürlich führt dies in der Regel dann zu einer negativen Teilschlussrechnung, die gleichzeitig mit einer entsprechend höheren Abschlagsrechnung für die folgenden, noch nicht schlussgerechneten Leistungen gestellt wird. Dies ist buchhalterisch meines Wissens nach vollkommen korrekt, für Bauherren aber u.U. nicht immer sofort verständlich ("ich will das aber anders..."). Ich habe das auch grundsätzlich so gehandhabt, die Rechnung ist in projo dann absolut sauber und die Teilschlussrechnung endet dann häufig mit einer Gutschrift, wenn schon mehr Leistungwert in den folgenden Leistungen abgerechnet worden ist, als der Sicherheitseinbehalt auf die teilschlussgerechneten Leistungen wert ist. Juristisch und buchhalterisch ist das nach meinem Verständnis ein sauberer Weg - und ob bereits schlussgerechnete Leistungen wirklich in Folgerechnungen gehören oder nicht und ob nach einer 20. AZ und einer TSR eigentlich eine 21.AZ oder wieder eine 1. AZ kommt, da streiten sich ja bekanntlich die Geister.
Ich bin mir allerdings nicht wirklich sicher, ob die Bedienung mit dem von dir vorgeschlagenen Weg der Vermischung von schlussgerechneten und laufenden Leistungen wirklich einfacher wird. Zumal auch die Gefahr, den Status von teilschlussgerechnet versehentlich wieder auf laufend zu stellen gegeben ist (und dieser Wunsch wird kommen... ;-))