Feature Requests

Hallo Zusammen, gerne würden wir bei der Rechnungsstellung in Projo die Möglichkeit haben, Einzelrechnungen nicht nur auf Basis von Stundenleistungen zu schreiben, sondern auch auf Basis von Quartalen, Monaten oder Tagen. So, dass hier eine Fortschreibung im Leistungsstand möglich ist, aber nur die Menge abgerechnet wird, die noch nicht in Rechnung gestellt wurde. Da es in sich geschlossene Leistungen sind, möchten wir hier ungern Abschlagsrechnungen stellen.

In projo wird offenbar für die Erstellung einer Teil-Schlussrechnung (TSR) im Moment eine Vertragsteilung und dann Schlussrechnungserstellung für den abgeteilten Vertragsteil erforderlich. Hierbei kann es (wenn ich das bisher nicht falsch bedient habe) zu Schwierigkeiten bei der Zuordnung von bereits erhaltenen Abschlagszahlungen zu den verschiedenen Verträgen kommen. Ich schlage vor, anstatt dessen die Möglichkeit der Teilschlussrechnungsstellungen in die fortlaufende Rechnungsstellung zu integrieren. Für bestimmte Leistungen / Leistungsphasen / Leistungsgruppen, die insgesamt zu 100% erbracht sind, können in der Vertragsstruktur als „teilschussrechnen“ markiert werden. In der Rechnungserstellung sollte eine Möglichkeit bestehen, daraus eine „Teilschussrechnung“ zu erstellen, ohne dass eine technische Teilung des Vertrages erfolgen muss (zum Sicherheitseinbehalt bei TSR siehe meinen anderen feature-request von heute). Bei der Erstellung der TSR sollte zusätzlich ausgewählt werden könne, welche der bereits erhaltenen Abschlagszahlungen auf die TSR angerechnet werden – und es sollte eine Abschlagszahlung auch aufgeteilt werden können. Hintergrund und Beispiel dafür: Die gängigen Verträge der öffentlichen Hand für LP 1-9 sehen die Möglichkeit vor, Teilschlussrechnungen (TSR) nach LP 4 und LP 8 (bzw. nach Übergabe des Gebäudes) zu stellen. In dem Moment, in dem die Voraussetzungen für die Erstellung einer TSR gegeben sind, sind weitere Leistungen in der Regel schon angefangen und dafür Abschlagsrechnungen gestellt. Wenn z.B. die LP 4 abgeschlossen ist, also die Baugenehmigung erteilt ist, ist oft schon die LP 5 in vollem Gange und es sind auch schon Abschlagrechnungen darauf bezahlt. Das gleiche kann für in sich abgeschlossenen Nachtragsleistungen gelten, die ggf. einzeln teilschlussgerechnet werden können. Für diese Fälle kann es erforderlich werden, bereits bezahlte Abschläge auf die Rechnungsläufe aufzuteilen. Ein einfaches Beispiel: Ein Architekt erhält für die LP 1-4 50.000 EUR und für die LP 5 60.000 EUR Honorar. Mit einer ersten Abschlagsrechnung hat er als Leistungsstand 90% LP 1-4 und 20% LP 5 abgerechnet, also eine AZ von 57.000 EUR (45.000 + 12.000) erhalten. Nach Erhalt der Baugenehmigung möchte er die LP 1-4 mit dem Gesamthonorar von 50.000 EUR teilschlussrechnen. Die Abschlagszahlung, die höher war, muss also aufgeteilt werden, sinnvollerweise z.B. so, dass 50.000 EUR für die teilschlussgerechneten Leistungen abgezogen werden, so dass die TSR selbst = 0,00 EUR ist, und die restliche Zahlung in Höhe von 7.000 auf zukünftige Abschlagsrechnungen für die LP 5 ff angerechnet werden. Dies scheint in Projo zurzeit nicht möglich bzw. nur mit „Umwegen“ möglich. Auch entspricht eine Vertragsteilung in projo nicht den tatsächlichen Gegebenheiten, denn der Vertrag mit dem AG wird durch die TSR nicht tatsächlich geteilt. Zusätzlich wäre es ein „nice-to-have“-feature, wenn in den weiteren Abschlagsrechnungen auf die bereits teilschlussgerechneten Leistungen hingewiesen wird. Z.B. indem die teilschlussgerechneten Leistungen ausgegraut oder kursiv dargestellt werden mit dem Hinweistext: „mit Rg. Nr. XXXX teilschlussgerechnet“ oder mit einer Darstellung in einer zusätzlichen Anlage „teilschlussgerechnete Leistungen“ oder ähnlich, damit auch nach mehreren Projektjahren und ggf. wechselnden Mitarbeitern auf beiden Seiten die Abrechnung eines Vertrags nachvollziehbar bleibt.

Der Sicherheitseinbehalt wird auch bei Schlussrechnungen abgezogen. Das ist zwar in manchen Fällen richtig, aber wir haben in projo keinen Button, der die zwei Schlussrechnungs-Szenarien abbildet, was nun schon mehrfach zu Verwirrung geführt hat. Kurz gesagt: es sollte bei Auswahl der Methode "Abzug von Leistungsbetrag" einen weiteren Button geben, der darüber entscheidet, ob das auch für Schlussrechnungen gilt.

Es wäre toll, wenn der Rechnung beigefügte Anhänge im Rechnungsdokument ebenfalls nummeriert werden könnten und nicht nur die in projo erzeugten Anhänge.

In der Übersicht aller Ausgangsrechnungen würden wir gerne die Spalte mit der Projektadresse, sowie die vertraglich vereinbarten Nebenkosten einblenden können. Hintergrund ist, dass für die Versicherungssumme der Berufshaftpflicht die Projektadressen aufgeführt werden müssen. Die Summe der Nebenkosten muss nicht versichert werden, daher würden wir diese gerne aufführen. Besten Dank.

Für die Rechnungskürzungen unserer Bauherrn hätten wir gerne die Möglichkeit intern eine Rechnungskorrektur (in einer Summe, nicht auf die Leistungsphasen runtergebrochen) zu erstellen. Am besten über einen Button, neben dem ausgewiesenen noch offenen Restbetrag – also einfach in der Anwendung für den Benutzer. Diese Rechnungskorrektur soll in den Folgerechnungen an den Kunden nicht berücksichtigt werden, auch nicht im Ausweis, sondern dient ausschließlich internen Zwecken. Rechnungskorrekturen sind nach Rücksprache mit unserem Steuerberater der sicherere Weg die gebuchten Umsatzsteuerkorrekturen ggü. dem Finanzamt nachzuweisen. Vorliegende Rechnungsprüfungen des Bauherrn könnten hier zu Schwierigkeiten führen.

können wir die Textvorlage Rechnung mit der Vorauswahl verknüpfen? Sprich: Dass die Auswahl "Schlussrechnung" oder "Abschlagsrechnung" automatisch eine zugewiesene Textvorlage bekommt und nicht geändert werden muss?

Der Versand von digitalen Rechnungen und Mahnungen ist aktuell recht mühsam (Pdf herunterladen und dann manuell per E-Mail versenden). Deshalb sollte projo E-Mails mit Rechnungen/Mahnungen versenden können. Dabei sollte die Absender-E-Mail und Antworten-An konfigurierbar sein.

Wenn man eine Kürzung auf EUR 0,00 bei einer Abschlagsrechnung akzeptiert (Ausgangsrechnung), dann ist die Auswahl eines "Zahldatums" obsolet meiner Meinung nach und verwirrt nur alle beteiligten bei der nächsten Abschlagsrechnung, da das Zahldatum dort aufgeführt wird.

Wenn man Abschlagsrechnungen erstellt, dann merkt sich projo leider nicht den Namen der Abschlagsrechnung davor. Beispiel: Abschlagsrechnung Hochbau Bei der 02. Abschlagsrechnung fällt das "Hochbau" weg und muss manuell hinzugefügt werden.